O que é um diagnóstico empresarial?

 O que é um diagnóstico empresarial?

O diagnóstico empresarial é uma metodologia de avaliação de empresas que possibilita uma análise aprofundada das principais áreas de gestão de um negócio. Com um entendimento mais profundo da organização, é possível resolver problemas de maneira prática e direcionada para o que realmente importa e sem gastar tempo com itens pouco relevantes.

 

Na LUZ, utilizamos um método de perguntas, respostas e feedbacks direcionados para avaliar as 5 principais áreas que todo negócio possui:

·         Estratégia

·         Finanças

·         Marketing

·         Recursos Humanos

·         Operações

Mesmo sabendo o que é o diagnóstico empresarial, você ainda pode estar se perguntando como esse método realmente vai te ajudar.

Benefícios de se fazer um diagnóstico empresarial

É por isso que eu resolvi trazer os principais benefícios e resultados que um gestor vai ter ao implementar essa metodologia no dia a dia do seu negócio. Basicamente, o diagnóstico vai te ajudar a:

·         Entender quais áreas são mais importantes para o seu negócio – nem todo mundo se dá conta disso, mas cada empresa tem áreas mais importantes e, dependendo dessa importância, deve criar planos de ação e estratégias baseadas no que for mais prioritário.

·         Comparar o seu desempenho atual – normalmente existem duas comparações muito úteis aqui, com o seu desempenho mínimo recomendado e com o mínimo desejado. O ideal é que você esteja sempre acima de ambos, mas entender cada um desses níveis pode direcionar o que necessita de mais atenção e o que pode esperar um pouco mais.

·         Descobrir o grau de maturidade da sua empresa – entenda se você está em um nível muito amador ou se já está madura o suficiente para buscar novos objetivos. Esse entendimento pode ajudar muito no estabelecimento de estratégias e propósito do negócio.

·         Entender o que precisa ser feito e onde – só saber o desempenho geral da sua empresa pode não ser suficiente, mas com o diagnóstico empresarial é possível saber exatamente onde estão os erros e o que a sua empresa está deixando de fazer para chegar em um novo patamar de gestão.

Mas uma dúvida que pode surgir ao se pensar em todos esses benefícios é em relação a como obter uma análise que seja o mais próximo possível da realidade do seu negócio possível?

 

O que se analisa em um diagnóstico empresarial

Isso vai depender de empresa para empresa, mas de maneira geral, existem alguns itens que precisam ser analisados em qualquer negócio ou realidade, porque fazem parte das 5 grandes áreas da gestão. Eu vou separar quais são as principais áreas e sub grupos (dentro dessas áreas) que analisamos na nossa planilha de diagnóstico empresarial:

·         Estratégia

o    de curto prazo

o    de médio prazo

o    de longo prazo

o    análise ambiental

·         Finanças

o    controle financeiro

o    planejamento financeiro

o    margem de contribuição e lucratividade

o    indicadores financeiros

·         Marketing

o    planejamento de marketing

o    mídias online

o    mídias offline

o    relação com clientes

·         Recursos Humanos

o    recrutamento e seleção

o    treinamento e desenvolvimento

o    retenção de talentos

·         Operações

o    processos

o    qualidade

o    logística

Para cada uma delas, utilizamos uma estrutura de algumas perguntas, respostas e um feedback padronizado que criamos para cada uma das 4 respostas possíveis, veja:

Acima temos uma pergunta “a empresa possui planejamento e controle orçamentário?” da área financeira, sub grupo de planejamento financeiro. De acordo com a resposta de que a empresa não possui um planejamento, a planilha de diagnóstico empresarial já dá um feedback e soma essa nota para a nota total dessa área.

Como fazer um diagnóstico na prática

Agora que já entendemos o mecanismo e funcionamento de um diagnóstico empresarial, posso listar os principais passos que você precisa realizar, independentemente da ferramenta que utiliza:

·         Passo 1 – Faça as perguntas certas (de acordo com a realidade do seu negócio) – essa é uma das vantagens de utilizar uma planilha pronta de diagnóstico empresarial, você não precisa pensar em toda a estrutura de perguntas e áreas. Abaixo mostro um exemplo de perguntas voltadas para a área de RH, sub grupo de recrutamento e seleção:

·         Passo 2 – Responda as perguntas da maneira mais sincera possível – o papel e a planilha aceitam sempre qualquer resposta que você der. Então quanto mais realista você for, melhor vai ser para a sua análise e para os planos de ação que serão criados a partir dela.

·         Passo 3 – Analise seu resultado – veja as áreas mais importantes, fazendo uma boa comparação entre a sua pontuação atual, a mínima recomendada e a desejada.

·         Passo 4 – Desenvolva estratégias e planos de ação – para otimizar as áreas e sub áreas que precisam de mais atenção (urgência) e que estão com piores desempenhos.

Diagnóstico Organizacional

O diagnóstico organizacional ou empresarial é uma ferramenta de gestão que serve para analisar a empresa como um todo para avaliar quais são as áreas que tem uma organização e performance melhor e onde existe a necessidade de realização de melhorias. Essa análise deve ser imparcial e prática, possibilitando informações detalhadas que ajudarão na determinação de prioridades e quais setores precisam de mais atenção.

Existem 3 resultados principais que se espera de uma ferramenta de diagnóstico organizacional:

·         Grau de maturidade da empresa

·         Nível de maturidade das áreas / setores do negócio

·         Programa de plano de ação (prognóstico do que deve ser feito)

Porque encontrar o Grau de Maturidade?

Quando falamos de pessoas, a maturidade está associada ao conhecimento obtido e como essa pessoa o transforma em resultados. De forma objetiva, o processo de amadurecimento significa uma evolução contínua. Se levarmos a visão da maturidade para empresas, o conceito vai permanecer similar, já que o grau de maturidade empresarial está ligado a como os principais processos da organização são executados e gerenciados.

Toda organização deve buscar melhorar sempre, seja para proporcionar mais lucro para seus acionistas, para fornecer melhores condições para seus colaboradores ou mesmo para ter melhores produtos que atenderão seus clientes de uma forma mais completa. Por isso saber qual é o seu grau de maturidade com um diagnóstico organizacional é o primeiro passo para evoluir.

Como calcular o Grau de Maturidade?

Primeiro você precisa entender que o grau de maturidade é um resultado de um processo maior de diagnóstico organizacional. Para realizar o diagnóstico empresarial vão existir diversas metodologias e indicações, mas na minha opinião o que faz mais sentido é seguir um caminho simples:

·         Identificar as principais áreas e setores da empresa

·         Enumerar os principais processos que cada uma dessas áreas precisa realizar

·         Definir qual é o seu nível de maturidade para cada um desses processos. Existem diferentes metodologias, eu particularmente gosto de trabalhar com 4 níveis:

o    Não Realiza

o    Realiza em estágio inicial

o    Gerencia e domina o processo

o    Implementa melhorias

·         Definir pesos para as áreas e para os processos

·          Criar critérios de pontuação para cada um dos itens analisados

Isso vai gerar uma nota de acordo com a importância desses processos e das áreas, formando um nível de maturidade por área e um grau de maturidade da sua empresa como um todo.

Vamos ver como seria isso na prática?

Exemplo Prático de Diagnóstico Organizacional

Vou utilizar a planilha de diagnóstico empresarial da LUZ para o nosso exemplo e no final mostrarei um passo a passo que pode ser aplicado para o nosso caso ou para qualquer outra realidade.

Nela, ao invés de utilizar processos, para facilitar o preenchimento e entendimento, criamos perguntas para as 5 principais áreas de gestão de qualquer empresa (Estratégia, Finanças, Marketing, Operações e Gestão de Pessoas). Tudo que precisa ser feito é responder cada uma das perguntas com uma das 4 respostas possíveis que já criamos:

Como você pode ver, cada resposta representa um nível de maturidade em relação à pergunta, que nesse caso está ligado ao processo de formulação de estratégias. No final das contas, criamos entre 12 e 16 perguntas por área da empresa, separadas em sub grupos de 4 perguntas.

Por exemplo, para a área de estratégia da empresa temos sub grupos de estratégias de curto, médio e longo prazo. No caso de finanças, temos sub grupos de indicadores, controle e planejamento financeiro e assim em diante. Veja o exemplo da área de estratégia:

Todas essas respostas já vão gerando pontuações de forma automática (isso porque desenvolvemos uma metodologia de critérios de pontos). O legal é sempre avaliar a sua pontuação atual com a pontuação mínima recomendada para cada item (de acordo com os pesos e importância que você estabeleceu) e com a pontuação que você desejava para um determinado sub grupo.

No nosso exemplo abaixo, mesmo tendo uma boa pontuação (88%) em estratégias de curto prazo e ficando acima da pontuação mínima recomendada (81%), não foi uma pontuação suficientemente boa, pois desejávamos 100% e esse é um item urgente para se melhorar na empresa.

Enfim, todas as pontuações são relativas. Não existe certo ou errado, vale sempre uma análise fria e crítica para saber onde você está e onde pretende chegar.

De toda forma, ao juntar todas as pontuações e fazer uma média ponderada com os pesos atribuídos a cada item, você encontra uma porcentagem (que varia de 0% a 100%) para cada uma das áreas de gestão analisadas e também encontra o grau de maturidade do diagnóstico organizacional.

Nós dividimos o resultado do diagnóstico organizacional em 5 níveis de maturidade:

·         Grau de Maturidade Nível 1 – Entre 0% e 20% – Não existem processos gerenciais aplicados ao negócio e os resultados são obtidos através de iniciativas desestruturadas.

·         Grau de Maturidade Nível 2 – Entre 20,1% e 40% – Não existem processos gerenciais formais, mas algumas áreas de gestão já possuem rotinas para gerar os resultados esperados.

·         Grau de Maturidade Nível 3 – Entre 40,1% e 60% – Existem processos gerenciais formais, no entanto eles são aplicados de maneira descoordenada para gerar os resultados esperados.

·         Grau de Maturidade Nível 4 – Entre 60,1% e 80% – Existem processos gerenciais formais e eles são aplicados de maneira coordenada para atingir os resultados esperados no planejamento tático.

·         Grau de Maturidade Nível 5 – Entre 80,1% e 100% – Parabéns! Os processos gerenciais são práticas padrão da empresa. Eles são monitorados, afetam o negócio e são melhorados continuamente.

Como Calcular Grau de Maturidade no Diagnóstico Organizacional

Mostrando o exemplo pronto pode parecer simples fazer esses cálculos, mas a verdade é que é necessário um cuidado muito grande para realmente analisar questões que são importantes para o seu negócio e também para não enviesar os resultados.

Por vezes pode ser interessante contratar uma consultoria para fazer esse trabalho ou fazer o processo separadamente e depois em uma reunião analisar os resultados para se chegar em denominador comum entre os participantes.

De maneira geral, acredito que esse sejam os principais passos que devam ser utilizados:

·         Passo 1 – Defina o que você vai avaliar

o    Áreas ou setores (se quiser pode fazer o diagnóstico de uma única área)

o    Perguntas ou processos (normalmente é mais fácil identificar processos que precisam ser executados)

A ideia aqui é separar um grupo x de itens para cada área escolhida. O ideal é ter sempre um número de itens iguais entre as áreas, assim a avaliação comparativa fica mais fácil. Mas se você não tiver essa possibilidade, pode fazer uma regra de 3 depois para ter todos as áreas somando sempre 100%.

·         Passo 2 – Defina os níveis de gradação utilizados

o    3 níveis (ruim, regular, bom)

o    4 níveis (não faz, faz mal, faz, faz e otimiza)

o    5 níveis (péssimo, ruim, regular, bom, excelente)

Não existe certo e errado, mas é importante entender que quanto mais níveis, mais detalhamento será possível e diferenciação de um item para outro. Por outro lado, pode gerar um nível de complexidade do diagnóstico organizacional maior.

·         Passo 3 – Defina o peso por importância

Se você tem uma empresa de software, provavelmente a área de suporte e desenvolvimento vai ter um peso maior do que a área relacionamento com o cliente. Da mesma forma, dentro de uma área, um processo pode ser mais importante que outros.

O peso nada mais é do que um multiplicador da nota que será atribuída na avaliação. Se você adota peso 1 e 2 por exemplo, pode entender que sempre que o peso for 1, a nota permanece igual e quando o peso for 2, dobra o valor da nota, amplificando seu resultado e importância dentro de um critério pré estabelecido.

·         Passo 4 – Faça o diagnóstico organizacional

Para cada pergunta ou processo que você tem que fazer, dê uma resposta ou nota para a realidade que você tem. Vou fazer um exemplo para 2 áreas com 3 processos cada um. Veja que vou adotar um sistema de notas entre 1 e 4 e peso 1 ou 2.

Área Financeira 

– Controla fluxo de caixa: peso 1, nota 3 (controla e conhece contas a pagar e a receber)

– Realiza planejamento financeiro: peso2, nota 2 (realiza, mas não controla o realizado em comparação com o planejado)

– Possui margem de contribuição dos produtos: peso 1, nota 1 (não calcula a margem de contribuição)

Nota Final = 3 + 4 + 1 = 8 de 16 = 50%

Área de Marketing

– Monitora satisfação dos clientes: peso 2, nota 1 (não faz nada a respeito)

– Realiza ações de marketing: peso 1, nota 3 (tem campanhas de adwords e marketing de conteúdo ativo)

– Conhece o seu perfil de clientes: peso 1, nota 1 (nunca fez pesquisa e não tem certeza de quem é o segmento de clientes)

Nota Final = 2 + 3 + 1 = 6 de 16 = 37,5%

·         Passo 5 – Analise as piores áreas

Se você preencheu tudo que poderia e já tem as suas notas finais por área, já é capaz de dizer quais são suas piores áreas (no nosso exemplo a de marketing precisa de mais esforços para melhorar). Além disso, também consegue ver o que não está fazendo bem (no exemplo controlar a margem de contribuição, satisfação dos clientes e entendimento do cliente possuem as piores notas)

·         Passo 6 – Estabeleça um plano de melhorias

A partir dessa análise do diagnóstico organizacional estabeleça um plano de melhorias voltado para cada uma das áreas. Não esqueça de envolver os responsáveis durante todo o processo. O trabalho de análise do diagnóstico e do grau de maturidade precisam envolver as pessoas mais interessadas, se não pode ser apenas uma ferramenta guardada em um computador ou gaveta no final das contas.

Como interpretar os resultados do diagnóstico da sua empresa

 Pra que serve o Diagnóstico Empresarial

O diagnóstico, quando aplicado no mundo empresarial, serve para avaliar a realidade e histórico de uma determinada empresa. Com essa análise pronta e um conhecimento mais aprofundado do negócio é possível planejar o que deve ser feito para corrigir erros e otimizar a empresa como um todo.

 

Como já falei no post sobre como calcular o grau de maturidade de uma empresa, os principais resultados que você pode conseguir com um diagnóstico empresarial são os de entender quais áreas do seu negócio precisam de atenção com mais urgência e de conseguir organizar um programa de planos de ação do que deve ser feito.

Para chegar nesse direcionamento do que fazer é importante que você entenda como intepretar os resultados obtidos em uma planilha de diagnóstico empresarial e é sobre isso que eu vou falar nesse post.

5 Formas de interpretar um diagnóstico empresarial

Se você está um pouco perdido por onde começar ou não consegue decidir qual área merece mais atenção, vale a pena entender as 5 formas de interpretação dos resultados de um diagnóstico que você pode realizar:

·         Entendimento de quais áreas são mais importantes para a sua empresa

·         Comparação do seu nível atual com onde você (minimamente) deveria estar

·         Comparação do seu nível atual com onde você gostaria de estar

·         Análise de deficiências por área

·         Análise do grau de maturidade

Agora vamos ver cada um deles usando a nossa planilha de diagnóstico empresarial como exemplo:

1. Entendimento de quais áreas são mais importantes para a sua empresa

Para começar, vale entender que cada empresa possui características únicas que as difere de todas as outras, seja pelo seu ramo de atuação, setor onde está inserida, localização geográfica, equipe (sócios e colaboradores), entre diversos outros itens.

Sabendo disso, precisamos chegar em critérios de definição de pontuações mínimas para cada uma das áreas analisadas no diagnóstico que estejam alinhadas com a realidade da empresa. A tabela de pontuação contendo pontuação atual, mínima recomendada, desejada e urgência ficaria mais ou menos assim:

Agora, para chegar na pontuação mínima por sub área será necessário estabelecer o grau de importância em cada uma das mais de 70 perguntas que a planilha possui.

Após preencher esse campo, automaticamente a planilha irá gerar a pontuação mínima recomendada. Veja no exemplo para cada uma das sub áreas relacionadas às grandes áreas de estratégia e de finanças:

Pronto, você acabou de estabelecer critérios mínimos que a sua empresa precisa ter. Isso não quer dizer que se a sua pontuação for maior do que o mínimo você estará bem, mas já é um primeiro filtro que você pode analisar para saber quais áreas são mais importantes para o seu negócio.

2. Comparação da Pontuação Atual x Pontuação Mínima Recomendada

Se já sabemos a pontuação mínima recomendada para todas as principais áreas do nosso negócio já podemos passar para a análise propriamente dita e preenchimento do diagnóstico empresarial. Na nossa planilha, isso é feito por meio da resposta a diversas perguntas relacionadas com cada sub-área:

Cada resposta vai te dar um feedback personalizado e te ajudar a entender como melhorar naquele aspecto específico, mas mais do que isso, também vai formar a pontuação atual da sua empresa automaticamente:

Veja que agora já conseguimos ter uma comparação entre a nossa pontuação atual e o mínimo recomendado. De forma simples, todas as notas que forem menores do que o mínimo devem levantar um sinal de alerta pra você. Pegando a área financeira, temos as seguintes diferenças (onde o 0% indica que a área tem pontuação maior ou igual do que o mínimo).

·         Finanças – Planejamento Financeiro – 13%

·         Finanças – Controle Financeiro – 0%

·         Finanças – Mg. de Contribuição e Lucratividade – 0%

·         Finanças – Indicadores Financeiros – 0%

Ou seja, apenas a sub área de planejamento financeiro está com um indicador de qualidade ruim. Agora imagina um cenário onde a área financeira é mais importante para a sua empresa e todos os itens possuem pontuação mínima de 70%:

Nessa situação teríamos um cenário bem diferente e totalmente crítico com uma alta porcentagem de defasagem em todas as sub áreas financeiras, veja:

·         Finanças – Planejamento Financeiro – 39%

·         Finanças – Controle Financeiro – 45%

·         Finanças – Mg. de Contribuição e Lucratividade – 26%

·         Finanças – Indicadores Financeiros – 45%

A partir dessa interpretação você já pode começar a planejar ações direcionadas para as áreas ou sub áreas mais críticas.

3. Comparação da Pontuação Atual x Pontuação Desejada

Se você quiser refinar ainda mais a sua análise, pode inserir mais uma variável relacionada com uma pontuação desejada (que normalmente será maior ou igual do que a mínima recomendada). É como se fosse uma meta desafiadora para que todas as suas áreas busquem a excelência.

Veja que ao inserir esses valores na planilha, automaticamente os campos ficam verdes ou vermelhos de acordo com a sua pontuação atual, facilitando a análise de quais áreas estão abaixo do seu planejamento:

De toda forma, o mais legal da análise da pontuação atual contra a pontuação desejada é entender onde estão os maiores gaps (diferenças) e esse processo fica muito fácil com uma boa análise gráfica. Veja abaixo o gráfico com as pontuações atual x desejada:

Gráfico Atual x Desejado

De forma simples conseguimos observar que temos gaps (onde a linha azul é maior) em finanças e na área de gestão de pessoas, enquanto temos bons resultados (acima da meta) para as áreas de estratégia, marketing e operações. Mais uma vez, a ideia é que você consiga direcionar as suas ações de acordo com a realidade da sua empresa.

4. Principais deficiências por área

Além da análise das pontuações na planilha de diagnóstico empresarial, também é possível se aprofundar dentro dessas notas e avaliações para entender quais são as principais deficiências dentro de cada uma das áreas.

Essas notas vão te ajudar a direcionar ainda mais seus planos de ação, já que servem para te mostrar se os problemas são de ordem comportamental (problemas com equipes, faltas, descumprimento de regras, etc), ferramental (falta de uma boa planilha, software desatualizado, equipamentos ou máquinas obsoletas, etc) ou técnica (capacidade específica dos colaboradores, necessidade de treinamento, capacitação de novos funcionários, etc).

Veja um exemplo da área de operações:

Claramente vemos que o maior problema é ferramental (75%), seguido de problemas técnicos (50%) e poucos problemas com deficiências comportamentais (25%). Sabendo disso, pode-se pensar em planos e atividades para corrigir esses problemas e ter essas áreas funcionando da melhor maneira possível.

5. Grau de Maturidade

Para fechar, o último item que é necessário analisar para ter bons inputs para o seu planejamento estratégico ou elaboração de ações é o grau de maturidade. Ele nada mais é do que o resultado final do diagnóstico empresarial e classifica a empresa em níveis de acordo com o que foi preenchido.

Apesar dele ser um pouco abrangente, pode te ajudar na definição de prioridades, já que além do nível principal, ele mostra um consolidado das duas pontuações por grande área. No nosso exemplo, você consegue perceber que a área mais crítica é a de finanças, seguida das áreas de marketing e gestão de pessoas.