PDCA

PDCA As estratégias para uma gestão empresarial eficiente são fundamentais para o êxito de um negócio, sendo um importante diferencial entre empresas que sobrevivem aos momentos de crise e aquelas que fecham as portas. Neste artigo, falaremos sobre o ciclo PDCA, uma importante ferramenta para a melhoria dos processos do seu negócio e suas aplicações. Acompanhe o conteúdo e saiba como aplicá-lo. O Que É O Ciclo PDCA? O PDCA é uma metodologia que se insere na estratégia de Controle Total de Qualidade – um sistema que tem como objetivo superar as expectativas de todos os interessados em um determinado projeto. Dessa forma, a metodologia foi criada para aprimorar a qualidade em todos os processos organizacionais, envolvendo, assim, funcionários, clientes, distribuidores e outros parceiros de negócios. Criado já na década de 20, nos Estados Unidos, o ciclo era originalmente conhecido como ciclo de Shewhart — em homenagem ao estatístico que criou a estratégia. Na época, a metodologia contava com apenas 3 passos realizados de forma contínua: especificação, produção e inspeção. Desde então, o ciclo passou por algumas adaptações até chegar na sua composição atual, uma vez que as estratégias empresariais devem caminhar junto às transformações na sociedade. Hoje em dia, por exemplo, é bem mais fácil abrir um negócio — mas a gestão da empresa mantém sua complexidade. Por sorte, há várias ferramentas eficazes para auxiliar nesse processo. Portanto, acompanhe a leitura para entender como o ciclo PDCA pode te ajudar. Quais São As Etapas Do Ciclo PDCA? Após as adaptações para o contexto atual, o PDCA passou a ser reconhecido como uma das ferramentas mais eficazes para o aprimoramento contínuo das operações empresariais. Para isso, o ciclo conta com 5 etapas: • P (do inglês – Plan) = Planejamento • D (do inglês – Do) = Execução • C (do inglês – Check) = Verificação • A (do inglês – Act) = Ação É preciso entender o que e como executar cada etapa do PDCA para que o método realmente traga bons resultados para a empresa. Entenda agora o que compõe cada uma das etapas do ciclo PDCA. Etapa 1: Planejamento A primeira fase do ciclo é a mais complexa, pois demanda a habilidade de identificar tendências no seu setor, além de planejar ações conforme essas projeções. Aqui, então, as metas do ciclo devem ser estabelecidas – junto aos indicadores de desempenho, que permitem a avaliação do processo enquanto ele avança. Quanto melhor for o planejamento, maiores as chances de atingir as metas. Assim, nesta fase o plano de ação já deve contar com soluções para resolução de problemas comuns que podem surgir. Algumas ferramentas, como Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto e 5W2H são ótimas para auxiliar nesta etapa. Etapa 2: Do – Execução Após identificar todos os problemas e estabelecer as metas, é hora de executar. Aqui, o plano de ação é colocado em prática de acordo com o planejamento e com o monitoramento para evitar erros. Antes de dar início à etapa de execução, é importante que todo o quadro de colaboradores envolvido no processo em questão seja treinado e educado para executar tudo conforme o planejado. Caso você encontre obstáculos que impeçam a execução do planejado, volte à fase do planejamento e verifique os motivos da falha. Por outro lado, se a execução segue conforme o previsto, é hora de partir para a terceira fase do ciclo e estudar os resultados atingidos. Etapa 3: Check – Verificar Tão cedo você coloca o plano de ação em prática, já é possível iniciar a fase de verificação. Assim, faça um monitoramento de cada atividade que integra seu planejamento para avaliar se a equipe está no caminho certo ou se será preciso ajustar algumas ações para o próximo ciclo. Para esta fase, conte com uma uma metodologia estatística eficiente que poupe tempo e recursos como: o Histograma: gráfico de distribuição de frequências que analisa, dentro de um intervalo de tempo, o comportamento de uma variável; o Cartas de controle: metodologia que visa analisar se o processo está seguindo os padrões esperados e ajuda na observação de fatores comuns ou não que estejam causando variações indesejadas; o Métrica 6 Sigma: essa métrica auxilia no mapeamento de falhas e erros de um projeto, visando na melhoria contínua dos processos da empresa. Etapa 4 – Agir Nesta última etapa, caso o planejamento tenha atingido todas as suas metas, basta aplicar o plano de ação como o processo padrão para controle de qualidade. Contudo, se ao fim do ciclo você ainda identificar falhas, é o momento de analisar os impedimentos ao alcance das suas metas. Com essa análise de dados, é preciso agir para chegar às ações necessárias para que o ciclo seja aplicado sem erros. Então, reinicie o PDCA até que todas as metas estipuladas no planejamento sejam alcançadas. Agora que você já conhece as etapas do ciclo PDCA e seus objetivos, é hora de entender como e por que utilizá-lo no seu negócio. Quando E Como Usar O Ciclo PDCA? O ciclo PDCA é uma ferramenta utilizada em negócios de diversos setores e para diferentes fins. Para facilitar a aplicação do ciclo ao seu negócio, o artigo apresenta alguns processos em que ele é amplamente utilizado no ambiente empresarial. Veja: o Aprimoramento dos processos: monitorar processos que envolvem muitos colaboradores pode ser uma tarefa complicada. O ciclo PDCA, entretanto, concede foco a todas as ações e organiza o processo em atividades mais fáceis de monitorar; o Criação de novos produtos: uma vez que o objetivo do ciclo é o controle total de qualidade, ele é uma ferramenta eficiente para a construção de um novo produto. Assim, você define os padrões de qualidade e monitora em tempo real se o produto está em conformidade; o Implantação de padrões: uma das grandes vantagens em utilizar o PDCA está na avaliação da eficiência do plano de ação e na implementação dele como um padrão para as operações do seu negócio. Com isso, você economiza tempo e garante a qualidade dos processos. No planejamento das etapas do PDCA é importante envolver todos os funcionários que podem ajudar a atingir as metas determinadas. Para ilustrar, veja um exemplo da utilização do ciclo em uma agência de publicidade. Plan Problema: Clientes estão avaliando negativamente os criativos feitos pela área de Design, gerando muito retrabalhado para a equipe. Plano de ação: Mapear quais são os feedbacks mais recorrentes em relação às artes elaboradas e melhorar o fluxo de aprovação e alteração interno. Objetivo: Melhorar a produtividade da equipe e o relacionamento com os clientes. Meta: Reduzir em 80% as reclamações em 2 meses. Do – Criar um manual de boas práticas para cada cliente, baseando-se em benchmarks e peças que já performaram bem anteriormente; – Ter reuniões mais frequentes com os stakeholders para entender a fundo as expectativas com cada arte (onde serão veiculadas, qual será a mensagem passada, qual a meta); – Definir um SLA para envio de alterações que não gerem sobrecarga para a equipe e melhore a produtividade das pessoas. Check – Acompanhar semanalmente os feedbacks dos stakeholders; – Conferir se a equipe está se atentando aos detalhes já discutidos sobre as peças e estão aplicando na criação de novas artes; – Seguir o cronograma estipulado para criação e alteração em conjunto com as reuniões frequentes. Act – É importante incluir a opinião das pessoas que fazem parte da operação diária. Por isso, é preciso fazer uma reunião com todos da equipe para entender o fluxo de criação atual. Assim, é possível elaborar um cronograma que seja bom para a área e para os clientes; – O gestor da área precisa se atentar no mapeamento de feedbacks que são relevantes ou não. Para isso, cabe a ele negociar com os clientes o que faz sentido pedir de alteração. Com esse mapeamento em mente, é possível que a gerência atue de modo a melhorar todo o processo e mitigar os fatores que acabam gerando esse desgaste interno e externo. Assim, caso a meta seja atingida, a empresa pode adotar o planejamento como padrão. Qual A Importância Do PDCA Para Minha Empresa? Com o ciclo PDCA, é possível que você faça testes até que atinja suas metas com perfeição. Após completar o ciclo, basta corrigir as falhas que te impediu de chegar ao seu objetivo. Além disso, você poderá monitorar a evolução na oferta de produtos ou serviços de sua empresa — o que é essencial em uma boa gestão.