Administração da Produção - Material para estudo

 

Conceitos iniciais

1. Tipos de recursos nas organizações

De forma geral, a existência de uma organização envolve quatro ingredientes: indivíduos que fazem uso de recursos e coordenam suas tarefas para que atinjam objetivos comuns, de acordo com o esquema abaixo:

Nunes (2008) nos apresenta um conceito de organização que, além dos elementos citados acima, considera ainda a inserção em um determinado contexto ou ambiente:

“Organização é um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente de forma coordenada e controlada, atuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objetivo predeterminado através da afetação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planejar, organizar, liderar e controlar”. (destaque nosso) O mote principal de nosso curso recai, invariavelmente, sobre os recursos empregados pela organização. Dessa forma, nossa primeira tarefa específica é nos familiarizarmos com o conceito de recurso, bem como tomarmos ciência dos tipos de recursos passíveis de serem empregados em uma organização.

Recursos são os meios empregados por uma organização para a consecução de seus objetivos. São as ferramentas que servem de base para o desempenho organizacional.

Logicamente, os recursos, por si só, não determinam como será a atuação organizacional.

Nesse sentido, é de grande pertinência a argumentação de Johnson, Scholes e Whittington (2011):

Esses recursos certamente são importantes, mas o que uma organização faz – como ela emprega ou disponibiliza tais recursos – significa pelo menos tanto quanto os recursos que possui. Não haveria razão em possuir equipamento de ponta, conhecimento valioso ou marcas reconhecidas se não fossem utilizados de modo eficaz. (JOHNSON; SCHOLES; WHITTINGTON, 2011, p. 83 – 84)

O modo de utilização dos recursos é mais intimamente relacionado com as competências organizacionais, ou seja, o somatório de conhecimentos, habilidades e atitudes que moldam o emprego e a disponibilização dos recursos, norteando-se pelos objetivos a serem atingidos.

Em uma análise preliminar, os recursos podem ser divididos em duas categorias, a saber:

• recursos tangíveis: são os bens físicos de uma organização, tais como material de expediente, maquinário, material de limpeza etc., e

• recursos intangíveis: são os bens imateriais, ou não físicos, tais como conhecimento, patentes, logomarcas registradas, reputação no mercado etc.

Em uma ótica mais acurada, uma categorização  mais apurada dos recursos organizacionais pode ser assim disposta:

Com base no esquema acima, é pertinente a seguinte exposição:

• Recursos financeiros  trata-se do capital ($) disponível, bem como demais fontes de financiamento às atividades organizacionais. Em órgãos públicos, os recursos financeiros são, em sua maioria, consignados na Lei Orçamentária Anual;

• Recursos humanos  referem-se ao somatório de competências (conhecimentos, habilidades e atitudes) oriundos dos indivíduos que compõem os esforços organizacionais;

• Capital intelectual  refere-se aos recursos intangíveis que agregam valor e que conferem vantagem competitiva à organização. Patentes, bases de dados sobre clientes, conhecimento, experiência, reputação, propriedade intelectual etc. são exemplos de recursos nesta categoria.

Nosso curso irá versar sobre a gestão dos recursos materiais em uma organização. Definido esse escopo, o primeiro passo restringe-se na apresentação do conceito de recurso material, apresentado na próxima seção.

2. Conceito de recursos materiais e patrimoniais

Uma definição sucinta de recurso material, em sentido amplo, pode ser assim apresentada:

Recurso material, em sentido amplo, é todo o bem físico (tangível) empregado em uma organização.

O Decreto nº 99.658/19902

, em seu art. 3º, vai além, arrolando alguns exemplos do que seriam recursos materiais em órgãos públicos:

[Material é a] designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades dos órgãos e entidades públicas federais, independente de qualquer fator;

Para fins de gestão, os recursos materiais, em sentido amplo, podem ainda ser classificados em duas subcategorias: os recursos materiais em sentido estrito e os recursos patrimoniais, assim definidos:

Recurso material, em sentido estrito, é todo o bem físico (tangível) empregado em uma organização que detém natureza não permanente. Em geral, constituem-se em materiais que são consumidos ao longo do tempo, constituindo-se, usualmente, bens de estoque.

Apesar de ser esta uma classificação contábil, o conceito de recurso material, em sentido estrito, aproxima-se sobremaneira do inerente a material de consumo.

Recurso patrimonial é todo o bem físico (tangível) empregado em uma organização que detém natureza permanente. Em geral, os bens patrimoniais podem ser de três tipos:

imóveis (prédios, terrenos etc.), instalações (uma central de ar condicionado, por exemplo) e materiais permanentes (máquinas, móveis, computadores etc.).

Uma vez delimitados os conceitos acima, estamos prontos para abordar os objetivos da Administração de Recursos Materiais. É o que faremos a seguir.

3. Objetivos da Gestão de Materiais em órgãos públicos

A Constituição Federal de 1988, no caput de seu art. 37, torna explícito alguns princípios que devem nortear o funcionamento da administração pública brasileira:

Art. 37. A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)

Neste ponto, mostram-se importantes algumas observações:

• a observância dos princípios constitucionais relativos à administração pública é obrigatória para todos os Poderes (Executivo, Legislativo e Judiciário);

• os princípios listados no caput do artigo 37 da Constituição Federal de 1988 são aplicáveis à administração pública direta e indireta, e

• os princípios são válidos em todas as esferas de governo: União, estados, Distrito Federal e municípios.

O Princípio da Eficiência – último entre os princípios que regem a administração pública, conforme caput do artigo 37 da CF/88 – foi acrescentado à Carta Magna pela Emenda Constitucional nº 19/19983

.

Vejamos o conceito do Princípio da Eficiência, nas palavras de Moraes (2010):

“[...] o princípio da eficiência é aquele que impõe à administração pública direta e indireta e a seus agentes a persecução  do bem comum, por meio do exercício de suas competências de forma imparcial, neutra, transparente, participativa, eficaz, sem burocracia e sempre em busca da qualidade, primando pela adoção dos critérios legais e morais necessários para a melhor utilização possível dos recursos públicos, de maneira a evitar-se desperdícios e garantir-se uma maior rentabilidade social.”

Note que a busca pela melhor utilização possível dos recursos públicos, conforme destacado acima, faz com que o Princípio da Eficiência aproxime-se muito da noção de economicidade, ou seja, da consecução do melhor custo X benefício no trabalho da administração pública, evitando-se o desperdício do dinheiro público.

É exatamente nesse contexto que a Gestão de Materiais na administração pública está inserida. Sendo materiais recursos públicos, adquiridos e mantidos com recursos oriundos da sociedade, há o dever do agente de empregá-los da melhor forma.

Nesse sentido, podemos enunciar o objetivo central da Administração de Recursos Materiais:

Maximizar o uso dos recursos materiais na organização pública, ou seja, evitar desperdícios.

Logicamente, ao considerarmos a gama de atividades envolvidas na gestão de materiais, esse objetivo pode ser desmembrado em objetivos secundários, assim listados:

Suprir a organização dos materiais necessários ao seu desempenho, no momento certo, com a qualidade requerida, praticando preços econômicos, recebendo e armazenando os bens de modo apropriado, distribuindo-os aos setores demandantes, evitando estoques desnecessários e mantendo rotinas de controle efetivas.

Com base nos termos destacados acima, vemos que a gestão de materiais engloba atividades tais como compras (suprimento), recebimento, armazenagem, distribuição e controle.

4. Atividades inseridas na Gestão de Recursos Materiais Gonçalves (2007), de forma didática, agrupa as atividades inerentes à gestão de materiais em três nichos principais, dispostos de acordo com o seguinte esquema:

A esses nichos, poderíamos adicionar outro: a Gestão de Recursos Patrimoniais ENAP . Cada um desses nichos contém atividades típicas, que são arroladas no quadro a seguir:

Ao longo de nosso curso, todas as atividades listadas acima serão estudadas. Preliminarmente, contudo, veremos como se dá a relação da área de Gestão de Materiais com os demais setores da organização.

5. Relação da área de Gestão de Materiais com as demais áreas organizacionais Muitos dos processos conduzidos pela área de Gestão de Materiais são considerados como dos mais transversais  em uma organização. Ao considerar os setores ou atores organizacionais que, direta ou indiretamente, afetam ou são afetados pelas atividades da

Administração de Materiais, estamos fazendo uma análise dos stakeholders envolvidos.

Restringindo-nos ao ambiente interno de uma organização pública, os principais stakeholders relacionados à atuação da área de Gestão de Materiais são passíveis de serem assim esquematizados:

Um processo é dito transversal quando perpassa diversas A relação entre tais setores e a Gestão de Materiais é assim discriminada:

• Cúpula da organização  determina a política de gestão de materiais da organização.

Maximizar ou minimizar estoques? Alienar ou não determinado bem? Quais licitações devem ser realizadas? Quais os projetos relacionados à melhoria dos processos de gestão de materiais devem ser patrocinados? Quais as atividades inerentes à gestão de materiais que devem ser terceirizadas? As respostas a esses questionamentos devem ser providos pela cúpula do órgão público;

• Área de recursos humanos  provê o ferramental humano à condução das tarefas de gestão de materiais. Em órgãos públicos, relaciona-se à verificação de necessidade de pessoal, ao planejamento de sua reposição (via concursos públicos), bem como à elaboração de cronogramas de treinamento e capacitação dos envolvidos, entre outras tarefas;

• Área de informática  provê o ferramental de sistemas de tecnologia da informação e comunicação (TIC) que subsidiará as tarefas inerentes à gestão de materiais. O desenvolvimento e o emprego de sistemas informatizados de bancos de dados destinados à condução das atividades de administração de materiais é extremamente usual no setor público brasileiro contemporâneo;

• Clientes internos  constituem a razão da existência e da estruturação da área de Gestão de Materiais. Exercem o papel de demandantes e de usuários de materiais na organização;

• Área financeira  provê os recursos necessários à aquisição de novos materiais. Sem a comprovação prévia da disponibilidade de recursos orçamentários , é vedada a condução de licitações em órgãos públicos;

• Auditoria interna  verifica se as rotinas e os atos administrativos protagonizados pela área de Gestão de Materiais mostram-se em conformidade com os preceitos legais, emitindo, ao final, relatórios de recomendação.

Após essa familiarização inicial com a definição de Recursos Materiais e Patrimoniais e com os objetivos da Administração de Materiais, estamos prontos a dar um passo adiante em nosso estudo. Em se tratando dos recursos materiais, eles podem ser classificados de diversas maneiras, seja com relação à sua aplicação dentro da organização, à sua importância em termos financeiros, ao seu tempo de duração ou a outro critério desejado.

Classificação de materiais

1. Atributos e etapas da classificação de materiais

Nas diversas organizações, sejam elas públicas ou não, os materiais são classificados segundo os mais diversos critérios. Viana (2000, p. 51) nos traz a seguinte conceituação preliminar:

A classificação é o processo de aglutinação de materiais por características semelhantes.

Mas qual a razão de classificarmos materiais?

Os dados que advêm da classificação servem de informação gerencial ao administrador

de materiais, que se torna capaz de voltar sua atenção a determinada(s) categoria(s) de material(is), ao invés de tentar, em vão, lidar com uma infinidade de itens de materiais.

Sem uma classificação de materiais bem definida, seria quase impossível ao gestor de materiais administrar seus estoques.

1.1. Atributos da classificação de materiais

Um sistema de classificação deve possuir determinadas qualidades (ou atributos) que o torne satisfatório. Para Viana (2000), são três os atributos de um bom sistema de classificação:

 Abrangência = a classificação deve abordar uma série de características dos materiais, caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos físicos, financeiros, contábeis; são todos fundamentais em um sistema de classificação abrangente.

 Flexibilidade = Segundo Viana (2000), um sistema de classificação flexível é aquele que permite interfaces entre os diversos tipos de classificação, de modo a obter uma visão ampla da gestão de estoques. Enquanto a abrangência tem a ver com as características do material, a flexibilidade refere-se à “comunicação” entre os tipos de classificação, bem como à possibilidade de adaptar e melhorar o sistema de classificação sempre que desejável.

 Praticidade = a classificação deve ser simples e direta, sem demandar do gestor procedimentos complexos. Ainda, deve prover informações objetivas.

O quadro a seguir traz um exemplo de como tais atributos relacionam-se a uma situação real de classificação de material:

2. Etapas da classificação de materiais

Além dos atributos de um sistema de classificação, há de se abordar os etapas(ou princípios) que regem a classificação de materiais, conforme listados a seguir:

• Catalogação = arrolamento de todos os itens de material existentes em estoque, permitindo uma ideia geral do conjunto;

• Simplificação = redução da diversidade de itens de material em estoque que se destinam

a um mesmo fim. Caso existam dois itens de material que são empregados para a mesma finalidade, com o mesmo resultado – indiferentemente, opta-se pela inclusão no catálogo

de materiais de apenas um deles. A simplificação é uma etapa que antecede a padronização;

• Identificação (Especificação) = descrição minuciosa do material, possibilitando sua individualização em uma linguagem familiar ao mercado;

• Normalização = estabelecimento de normas técnicas para os itens de material em si, ou para seu emprego com segurança. Pode-se dizer, da mesma forma, que a normalização de itens de material é necessária para a consecução da padronização em sua completude.

Um exemplo de material a ser normalizado são os medicamentos – a bula é, nesse caso, o produto final da normalização. Para outros tipos de materiais, a entidade oficial de normalização no Brasil é a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Há de se ressaltar que nem todos os materiais carecem de normalização;

• Padronização = uniformização do emprego e do tipo do material. Facilita o diálogo com o mercado, facilita o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peças, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc.);

• Codificação = atribuição de uma série de números e/ou letras a cada item de material, de forma que essa informação, compilada em um único código, represente as características do item. Cada item terá, assim, um único código.

Dessa maneira, é por meio da classificação que os itens em estoque são agrupados segundo determinados critérios, sejam eles peso, forma, dimensões, tipo, uso etc. O resultado é a otimização dos controles de estoque, dos procedimentos de armazenagem e da operacionalização dos almoxarifados (locais de armazenagem dos itens de material, na organização).

Cabe a observação de que, na rotina operacional de uma organização, nem sempre todas as etapas da classificação de materiais serão necessárias. Ao adquirir um produto já padronizado, por exemplo, basta sua especificação e posterior codificação.

2. Tipos (ou critérios) de classificação de materiais

Vários são os tipos de classificação de materiais, determinados em função das informações gerenciais desejadas pelo gestor de materiais.

Veremos, a seguir os principais tipos de classificação:

Catalogação Simplificação Especificação Normalização    Padronização  Codificação 

ENAP 2.1. Possibilidade de fazer ou comprar

Esta classificação tem por objetivo prover a informação de quais materiais poderão ser produzidos internamente pela organização, e quais deverão ser adquiridos no mercado. As categorias de classificação podem ser assim listadas:

• materiais a serem produzidos internamente;

• materiais a serem adquiridos;

• materiais a serem recondicionados (recuperados) internamente;

• materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de análise caso a caso pela organização).

A decisão sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado é tomada pela cúpula da organização, considerando os custos e a estrutura envolvida. Nesse contexto, há duas estratégias possíveis: a verticalização e a horizontalização:

• Verticalização  Produz-se (ou tenta-se produzir) internamente tudo o que puder.

Essa estratégia foi dominante nas grandes empresas, até o final do século passado, no intuito de assegurar a independência de terceiros (ex: General Motors). Mais raramente, há empresas que ainda se esforçam na verticalização de seus negócios (um exemplo seria a Faber-Castell que, na última década, esforçou-se na conquista da autossuficiência no plantio de madeira, matéria-prima na confecção de lápis). No entanto, verticalizar mostrouse um negócio arriscado, já que se corre o risco da empresa ficar “engessada”, ou seja, a imobilização de recursos pode tornar o negócio pouco flexível.

• Horizontalização  Compra-se de terceiros o máximo de itens que irão compor o produto final. Essa estratégia é a grande tendência das empresas modernas. De modo geral, apenas os processos fundamentais (chamados core processes) não são terceirizados, por razões de segredos tecnológicos. A estrutura horizontalizada é típica do Sistema Toyota de Produção, que remete a terceiros cerca de 75% do processo produtivo7 .

O quadro abaixo sumariza as vantagens e desvantagens dessas estratégias:

Verticalização

Horizontalização

Vantagens

• Independência de terceiros;

• Maiores lucros;

• Manutenção de segredo sobre

 tecnologias próprias.

• Garantia de flexibilidade à  empresa;

• Menores custos (não há despesa  na criação de estruturas internas).

Desvantagens

• Perda de flexibilidade (a  empresa fica “engessada”);

• Maior investimento (maiores custos).

• Perda de controle tecnológico;

• Dependência de terceiros;

• Lucros menores

Por demanda

No caso de materiais não-de-estoque, quando verificada sua necessidade, inicia-se um processo pontual de aquisição.

Ainda, em órgãos públicos, a aquisição dos materiais não-de-estoque, nos quais a demanda é imprevisível, é feita, preferencialmente, mediante o chamado Sistema de Registro de Preços, que será abordado mais adiante em nosso curso. Observação: As demais classificações (apresentadas a seguir) são atinentes exclusivamente aos materiais de estoque, que são mantidos nos almoxarifados das organizações.

2.3. Por aplicação na organização

Em órgãos públicos, com raras exceções, o objetivo final é a prestação de um serviço. Assim, tendo em vista que, usualmente, não contemplam processos produtivos, o tipo de material mais comum no setor público é o material auxiliar (material de expediente, de informática, de limpeza etc.).

2.4. Por periculosidade

Materiais perigosos são aqueles que oferecem risco, em especial durante as atividades de manuseio e transporte.

Nessa categoria, estão inseridos os explosivos, líquidos e sólidos inflamáveis, materiais radioativos, corrosivos, oxidantes etc.

2.5. Por perecibilidade

Trata-se de uma classificação que leva em conta o desaparecimento das propriedades físico-químicas do material.

Gêneros alimentícios, vacinas, materiais para testes laboratoriais, entre outros, são considerados perecíveis, já que estão sujeitos à deterioração e à decomposição.

Para esse tipo de material, há de se dispensar especial atenção quanto aos prazos de vencimento. Em geral, quando compõem estoques, emprega-se uma sistemática de distribuição dos materiais conhecida por PEPS, segundo a qual o “primeiro item de material a entrar é o primeiro a sair”. Estudaremos mais sobre o PEPS no capítulo acerca da gestão de estoques.

2.6. Por importância operacional – a classificação XYZ

A Classificação XYZ avalia o grau de criticidade ou de imprescindibilidade do item de material nas atividades desempenhadas pela organização. As classes são assim definidas, conforme Mendes e Castilho (2009):

Classificação por importância operacional

Classe Definição

Classe X Materiais de baixa criticidade, cuja falta não implica paralisações da produção, nem riscos à segurança pessoal, ambiental e patrimonial. Ainda, há facilidade de sua obtenção no mercado.

Classe Y Materiais que apresentam grau de criticidade intermediário, podendo, ainda, ser substituídos por outros com relativa facilidade.

Classe Z Materiais de máxima criticidade, não podendo ser substituídos por outros equivalentes em tempo hábil sem acarretar prejuízos significativos. A falta desses materiais provoca a paralisação da produção, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o patrimônio da empresa

Neste ponto, é importante tecer algumas considerações: ENAP

• A classificação por importância operacional provê uma informação qualitativa acerca da relevância do item de material para a rotina da organização. Para uma análise mais acurada, esta informação deve ser associada a uma análise quantitativa, em termos de impacto financeiro do material. A análise quantitativa ($$) é provida por meio da

Classificação ABC, estudada a seguir;

• Os materiais inseridos na Classe Z são também conhecidos por materiais críticos. Viana (2000) amplia o conceito de materiais críticos para aqueles que são merecedores de atenção especial do gestor, por diversos motivos – sejam eles operacionais, de segurança, econômicos entre outros. Assim, as razões para a consideração de materiais como críticos podem ser assim listadas:

- razões econômicas = materiais de custos significativos de transporte e armazenagem;

- razões de armazenagem, manuseio e transporte = materiais de alta periculosidade,ou perecíveis, ou, ainda, de elevados peso e dimensão.

- razões de planejamento = materiais de difícil previsão de consumo, pela organização.

2.7. Por valor de demanda – a classificação ABC

O Método da Curva ABC ou Princípio de Pareto (ou, ainda, Curva 80-20), é uma ferramenta segundo a qual os itens de material em estoque são classificados de acordo com sua importância, geralmente financeira. Para Gonçalves (2007), o principal objetivo da análise ABC é identificar os itens de maior valor de demanda e sobre eles exercer uma gestão mais refinada, especialmente por representarem altos valores de investimentos e, muitas vezes, com impactos estratégicos para a sobrevivência da organização.

Devemos frisar que, na sistemática da Curva ABC, os itens de material em estoque são usualmente classificados de acordo com seu valor de demanda, mas existe a possibilidade de adoção de outros critérios, como, por exemplo, impacto na linha de produção, ou itens mais requisitados pelos setores da organização.

No método da Curva ABC, os itens em estoque são classificados em três classes:

• Classe A: itens de maior valor de demanda, em determinado período;

• Classe B: itens de valor de demanda intermediário;

• Classe C: itens de menor valor de demanda.

Os percentuais aproximados (e não fixos) são os relacionados a seguir: